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Comparativement rapide ! La solution spéciale pour appels d'offres réduit considérablement le processus associé dans la construction d'installations.

Obtenir des offres et le processus associé est une science en soi, en particulier quand cela concerne la construction d'installations complexes. À elle seule, la précision de l'appel d'offres est un vrai défi en raison de la diversité gigantesque des composants. Comparer des offres peut prendre des semaines, en particulier parce que la description des composants requis est rarement d'une précision identique dans la demande et dans l'offre. La société allemande Aucotec, spécialisée dans la conception de systèmes, a développé un outil dans sa suite logicielle « Engineering Base » qui permet de simplifier et de raccourcir sans commune mesure la phase de l'offre pour les exploitants d'installation et leurs sous-traitants. Les données traitées dans cet outil sont en outre accessibles pour les phases d'ingénierie ultérieures.

Un travail manuel coûteux

Jusqu'à présent, le processus était extrêmement complexe : la société qui émet l'appel d'offres crée tout d'abord un schéma de procédé (Flowsheet ou Process Flow Diagram PFD) dont sont issues les feuilles de données de toutes les machines et de tous les groupes faisant l'objet de l'appel d'offres. La plupart du temps, mais sans vraie cohérence, ces feuilles de données sont réalisées au format xls. Il n'est pas rare de devoir alors répondre à 600 fiches techniques de ce type dans un seul appel d'offres.

Les sous-traitants, également appelés soumissionnaires, doivent d'abord retrouver les données correspondant à leur branche spécifique dans ces feuilles de données. Et quand il y a plusieurs centaines de feuilles, cela peut prendre du temps. Ensuite, les soumissionnaires remplissent ces feuilles à la main, en spécifiant leurs composants en fonction de leurs propres gammes de produits. Parfois, ils modifient le schéma de procédé en fonction de leurs calculs, p. ex. en adaptant un entraînement ou une surface de filtration. L'adjudicateur doit alors comparer « à la main » ce « Proposal Engineering » déposé par les différents soumissionnaires. Cela peut prendre des semaines car il faut non seulement comparer différentes offres, mais également les différences entre les appareils et composants proposés par rapport au cahier des charges de l'appel d'offres. Pour effectuer cette comparaison, il n'est pas rare de recruter plusieurs experts même si leurs compétences seraient bien utiles ailleurs. Et pourtant, il arrive souvent de laisser passer des erreurs.

Après cette première comparaison, le processus est relancé au moins une fois à un niveau supérieur avec les soumissionnaires les plus intéressants. Cela signifie encore plus d'attributs, encore plus de temps, autant pour les fournisseurs que pour la comparaison ultérieure nécessaire. À la fin, le soumissionnaire qui obtient l'adjudication doit encore une fois modifier les documents pour la version finale des spécifications qui formeront la base contractuelle. La première phase d'offre peut coûter près de 100 000 USD à une grande entreprise, p. ex. de l'industrie du ciment. La deuxième phase coûte 10 fois plus en temps, personnel et argent.

Une seule saisie : un gain de temps décuplé

Pour ce défi, Aucotec a créé, avec l'un des plus gros exploitants d'installations de ciment au monde, une solution qui uniformise et accélère le processus complet de l'appel d'offres : en plus de la plateforme utilisée qui fonctionne sur base de données pour l'ingénierie des installations, un outil a été créé pour accompagner le processus d'appel d'offres selon le principe de la gestion centralisée des données.

Au début du processus nouvellement créé, il y a un schéma de procédés (Flowsheet) ou un PFD (Process Flow Diagram) que l'entreprise qui soumet l'appel d'offres crée à l'aide de la plateforme Engineering Base (EB) sur la base des spécifications de conception issues de l'étude de faisabilité. Par un simple clic, un projet d'appel d'offres est généré à partir du schéma de procédés dans EB. Les sous-traitants peuvent importer ce projet dans leur base de données EB pour remplir le modèle de données avec leurs informations. Pour ce faire, ils disposent d'environ 7 000 attributs qui tiennent compte des particularités des spécifications des composants mécaniques, électrotechniques et impliqués dans le génie des procédés. Toutes les données pour un composant spécifique n'ont à être saisies qu'une seule fois, impossible de manquer ou d'omettre quoi que ce soit. Chaque représentation d'un objet, sous forme de liste ou sous forme de graphique, fait toujours appel à la même base de données.

Dans le nouveau processus d'appel d'offres, toutes les feuilles de données sont associées au schéma de procédés, ce qui n'est pas possible dans un processus d'appel d'offres habituel. Cette association est aussi importante pour la navigation dans le projet que pour la gestion des modifications. Un PFD imprimé peut mesurer jusqu'à 20 mètres de long, ce qui rend chaque recherche très chronophage. EB, qui fonctionne sur base de données, réalise automatiquement les modifications dans le schéma de procédés pour toutes les feuilles de données associées, et vice-versa. Par exemple, les modifications affectant les caractéristiques prescrites des matériaux à traiter, comme la granularité, le taux d'humidité, le poids, la densité, la température... n'ont besoin d'être effectuées qu'à un seul endroit. Ces caractéristiques sont visibles sur n'importe quel composant mécanique. Si vous souhaitez apporter une modification minime à une spécification, et cela se produit régulièrement, l'ancienne méthode exigerait de trouver puis de corriger toutes les feuilles de données sur lesquelles cette caractéristique apparaît. Avec EB, il suffit de procéder une fois à la modification, n'importe où dans le logiciel, et elle est automatiquement reprise dans toutes les représentations ou mentions associées.

Filtre, trouver, préciser

Les attributs à renseigner sont traités directement dans le projet d'appel d'offres par le soumissionnaire. Celui-ci peut sélectionner différentes méthodes de filtrage et de traitement qui lui évitent de parcourir des centaines de feuilles de données afin de trouver les parties qui l'intéressent. À partir du schéma des procédés, un simple clic sur un certain objet permet de trouver l'élément correspondant dans la feuille de données concernée. Et cela fonctionne également dans le sens inverse : à partir de la feuille de données, il est facile de retrouver la position exacte de l'élément dans le PFD.

Cette fonction permet à un soumissionnaire de filtrer les thèmes et de trouver les feuilles de données qui l'intéressent, et l'expert correspondant remet alors son offre pour une machine spécifique après filtrage permettant de trouver les feuilles de données qu'elle englobe. Une autre possibilité consisterait à afficher une liste qui regroupe par exemple tous les tapis de transport requis pour la future installation. Ensuite, il n'y a plus qu'à renseigner la puissance des moteurs, les largeurs et longueurs de tapis ou les débits possibles, etc. En outre, le projet dans EB permet de nombreuses variantes, et le soumissionnaire gagne encore plus de temps en sélectionnant tout simplement une option. Toutes les indications faites par le soumissionnaire sont importées automatiquement par EB dans le projet d'appel d'offres initial de l'adjudicateur.

Le niveau de détail des informations demandées augmente au fil des phases de l'offre. Lors de la première phase, les demandes portent la plupart du temps sur des exigences générales relatives aux matériaux, par exemple les tapis, entraînements, filtres, trémies, silos, etc. nécessaires pour transporter 3 000 tonnes de matériaux par heure dans une certaine section d'installation. La phase suivante est déjà plus détaillée car il doit normalement être possible d'en déduire le concept de base d'une installation, avec des informations beaucoup plus précises, par exemple la puissance motrice et les dimensions exactes. Jusqu'à présent, après la phase de l'appel d'offres, il fallait saisir ces précisions plus poussées à la main dans le projet de planification lui-même. Avec EB, les données qui ont été générées lors de la phase de l'offre par le soumissionnaire ultérieurement choisi peuvent être réutilisées tout simplement pour la planification concrète, car il s'agit des mêmes données de projet.

Pour comparer : juste quelques minutes, et non plus des semaines

À la fin du processus d'appel d'offres, « Tendering Manager » d'EB importe toutes les informations du soumissionnaire et compare automatiquement chaque attribut des données d'objet renseignées. Dans une installation, cela peut représenter facilement plus de 20 000 entrées en raison de l'utilisation multiple d'un même composant. Par exemple, si on installe 15 convoyeurs dans une installation de ciment, et que chaque convoyeur possède 100 attributs environ, on peut facilement imaginer la vitesse à laquelle la quantité de données à traiter augmente et dans quelle mesure la complexité de traitement s'alourdit. En quelques minutes, Manager affiche les différences, ce qui en temps normal prendrait des semaines d'étude, de tri et d'évaluation. Pas besoin de convertir les formats ou les outils, de listes papier ou de recherches interminables. Ici aussi, des options de sélection facilitent le travail. Par exemple, par un simple clic, l'utilisateur peut demander à Tender Manager d'afficher uniquement les offres qui diffèrent de l'appel d'offres, ou seulement les lignes renseignées, ou encore uniquement les spécifications qui varient entre elles. Ou bien d'afficher toutes les offres pour un composant spécifique. EB est le seul à permettre une vue d'ensemble aussi claire dans le processus d'appel d'offres.

Dans les listes que Tender Manager établit, toutes les offres sont affichées côte à côte ; impossible d'oublier ou de manquer une indication. Dans le Process Flow Diagram, l'adjudicateur peut également comparer de manière très claire chaque projet d'offre résultant des spécifications des soumissionnaires avec le projet initial soumis par l'adjudicateur car après importation des données des offres dans le projet, la gestion des révisions affiche toutes les modifications. Cette vue d'ensemble des différences est elle aussi unique, et permet de gagner énormément de temps. La reprise du projet d'offre et le renseignement des données dans un format uniforme simplifient et allègent considérablement les processus pour toutes les personnes concernées, les adjudicateurs comme les soumissionnaires.

A pilot customer from the cement supplier industry who used the Aucotec tendering support immediately became 20% faster.

Des soumissionnaires gagnants

Les soumissionnaires tirent profit à plusieurs niveaux de l'outil pour soumission d'offres conçu pour et avec un exploitant. Un client pilote issu de l'industrie de fourniture du ciment et qui a utilisé EB et son assistance en matière d'appel d'offres a pu immédiatement économiser 20 % de temps.

Le soumissionnaire n'a plus qu'à gérer un seul projet, et non plus passer par la saisie fastidieuse de ses spécifications dans différents systèmes, comme cela est habituellement le cas. Le gain de temps atteint par cette approche unifiée est encore décuplé lorsque le fournisseur des soumissionnaires fournit lui-même ses offres et spécifications en utilisant le même outil, ce qui permet de les reprendre facilement dans le projet principal. En effet, en permettant de subdiviser un projet en projets secondaires, EB simplifie la coopération entre partenaires. Les actualisations automatiques déjà mentionnées, l'évidence d'utilisation et la navigation extrêmement rapide dans tous les documents accélèrent aussi le processus de soumission d'offres. Les soumissionnaires tirent un bénéfice aussi important que les adjudicateurs de la meilleure vue d'ensemble proposée et peuvent être certains de toujours remettre une offre appropriée au contexte.